Gå til hovedinnhold

Gå gjennom selvbetjeningsinnsendinger

Kontroller profilendringer, kompetanser og dokumenter folk sender inn før de blir en del av registeret deres.

Hvis virksomheten din bruker selvbetjeningsinnsendinger, kan folk sende inn en ny kompetanse eller et offisielt dokument, som et fullført sertifikat eller et fornyet pass. Disse trer ikke i kraft med en gang. De kommer inn i en gjennomgangsinnboks, der du bestemmer hva som skjer med hver enkelt. Hvis virksomheten din ikke bruker selvbetjening, vil du ikke se denne innboksen.

Før du starter​

  • Du trenger tillatelsen Administrere personell. Se Tillatelser for People.
  • Selvbetjeningsinnsendinger er et tillegg, så innboksen vises bare hvis virksomheten din har slått det på.

Steg​

  1. Åpne People-modulen, og deretter Requests to review for å se gjennomgangsinnboksen.
  2. Profilendringer viser gjeldende og foreslått verdi sammen. Velg Approve for å oppdatere profilen eller Reject for å beholde gjeldende verdi. Bekreft beslutningen når Markular spør.
  3. Velg en kompetanse- eller dokumentinnsending for å se detaljene og filene. For et personaldokument velger du riktig filtype før godkjenning; Markular arkiverer det deretter under Documents på personen. Hvis dokumentet ble etterspurt gjennom en medarbeiderreise, fullfører godkjenningen også denne aktiviteten. Medarbeideren trenger ikke markere den som fullført separat.
  4. Velg et utfall:
    • Godkjenn for å legge kompetansen eller dokumentet til personens register.
    • Avvis for å avslå den, slik at registeret forblir som det var.
    • Be om endringer for å sende den tilbake til personen for å endre og sende inn på nytt.
    • Be om dokumentasjon for å be personen om en støttende fil, for eksempel bevis på en ny kvalifikasjon, før du bestemmer deg.
  5. Legg til en merknad der skjermen inviterer til det, slik at personen forstår avgjørelsen din, og bekreft.

Hva skjer med filene​

  • Mens forespørselen er åpen, kan innsenderen oppdatere vedleggene, og behandlere med riktig personelltilgang kan kontrollere dem i innboksen.
  • Ved godkjenning opprettes en egen offisiell kopi i personens register. Markular knytter ansvaret for kopien til behandleren som godkjenner, mens innsenderen får lesetilgang.
  • Den opprinnelige forespørselen og vedleggene blir skrivebeskyttet når den godkjennes, avvises eller avbrytes. Avviste og avbrutte forespørsler oppretter ikke et offisielt registerelement.
  • Forespørselshistorikken beholdes i tråd med virksomhetens regler for oppbevaring. For å korrigere et godkjent registerelement bruker du den vanlige prosessen i People eller ber personen sende inn en ny forespørsel; ikke endre den historiske forespørselen.

Tilgang til personens register gir ikke automatisk tilgang til alle beskyttede dokumenter. Se Administrer tilgang til et personaldokument.

En innsending åpen i vurderingspanelet, som viser innsenderen, pass-detaljene og den vedlagte filen, begrunnelsesfeltet, og handlingene Avvis, Be om endringer, Be om dokumentasjon og Godkjenn.

For å forstå hele livsløpet til en innsending og hva hver tilstand betyr, se Slik fungerer gjennomgang av innsendinger.

Relaterte artikler​