Slik fungerer gjennomgang av innsendinger
Når folk sender inn en kompetanse eller et dokument om seg selv, blir det ikke offisielt i det øyeblikket de sender det. Hver innsending reiser gjennom et kort, bevisst livsløp først, slik at selvregistrerte data kontrolleres før de lander på registeret. Hvis virksomheten din bruker selvbetjeningsinnsendinger, er dette gjennomgangssiden av den flyten. Innsendingssiden ligger i personens eget arbeidsområde. Selvbetjening er et tillegg, så ikke alle virksomheter har det.
Hvorfor et gjennomgangssteg finnes
To grunner. For det første er det en port: en kompetanse eller et dokument en person sender inn blir bare en del av det offisielle registeret når noen med riktig tillatelse har sett på det. For det andre er det et revisjonsspor: hver innsending beholder en registrering av hva som ble foreslått, hvem som gikk gjennom den, og hvordan den ble avgjort, slik at du alltid kan se hvordan det gjeldende registeret ble til.
Livsløpet
En innsending beveger seg gjennom et lite antall tilstander.
Innsendt
Personen sender inn en ny kompetanse eller et offisielt dokument fra arbeidsområdet sitt, for eksempel et fullført sertifikat eller et fornyet pass. Innsendingen venter nå, og ingenting er lagt til registeret deres ennå.
Venter på gjennomgang
Innsendingen ligger i gjennomgangsinnboksen til en behandler tar den opp. Ingenting ved personens register endres mens den venter. Dette er køen som veiledningen Gå gjennom selvbetjeningsinnsendinger går gjennom.
Avgjort
En behandler velger ett av fire utfall, og innsendingen lukkes.
- Godkjent. Kompetansen eller dokumentet legges til personens register. Dette er det eneste utfallet som endrer registeret.
- Avvist. Endringen avslås og registeret forblir akkurat som det var. Bruk dette når den foreslåtte verdien er feil eller ikke bør gjøres.
- Endringer bedt om. Innsendingen går tilbake til personen for å endres og sendes inn på nytt. Ingenting endres på registeret ennå; personen justerer det de sendte inn og sender det inn igjen for en ny gjennomgang.
- Dokumentasjon bedt om. Behandleren ber personen om en støttende fil, for eksempel bevis på en ny kvalifikasjon, før en avgjørelse tas. Innsendingen holdes åpen til dokumentasjonen kommer, og deretter kan den godkjennes eller avvises.
Hvordan lese utfallene
Bare godkjenn endrer det offisielle registeret. Avvis avslutter innsendingen uten endring. Be om endringer og be om dokumentasjon setter begge innsendingen på pause og gir den tilbake til personen, den første for en bedre verdi, den andre for støttende bevis. Fordi hvert steg registreres, kan du se tilbake senere og se ikke bare hva en person har, men hvordan og når det ble lagt til.