Registrer fullførte kurs for flere personer
Når en gruppe har vært gjennom den samme opplæringen, kan du registrere alt i én omgang i stedet for å åpne hver persons record for seg. Én registrering kan dekke flere kurs, så en hel kursdag er fortsatt én tur gjennom siden.
Dette registrerer opplæring som alt har skjedd. Det melder ingen på et kurs.
Dette må være slått på for virksomheten din. Hvis du ikke ser Register Completed Courses under Competencies, spør Markular-administratoren din.
Før du starter
- Du trenger tillatelsen Administrere personell. Se Tillatelser for People.
- Ha deltakernes dokumenter klare på maskinen. De kan være PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG eller PNG, opptil 25 MB hver.
To veier inn
Fra listen over sertifikatutløp, når gruppa fornyet sertifikater som holder på å gå ut. Huk av alle som deltok, og velg Register completed courses. Se Følg opp sertifikatutløp.
Fra menyen, under Competencies, deretter Register Completed Courses. Bruk denne når kurset ikke handler om noe som utløper, for eksempel et førstegangssertifikat ingen har fra før.
Uansett vei havner du på de samme fire stegene, og du kan bevege deg mellom dem i hvilken rekkefølge du vil. Ingenting skrives før det siste.
Steg 1: Select people
Velg et Course først. Før du gjør det er det ingen å vise, fordi hvem som alt har kurset er spørsmålet lista svarer på.
Snevre inn med Country, Department og Work contract. Kolonnen Holds today sier så hvor hver person står:
| Det står | Det betyr |
|---|---|
| Valid to, med dato | De har det, og det har ikke gått ut |
| Expiring, med dato | Det går ut innen 90 dager |
| Expired, med dato | Det har alt gått ut |
| Nothing yet | De har det ikke i det hele tatt |
Filtrer på de samme fire for å ta én gruppe om gangen. De som alt har gått ut ligger øverst, så de mest presserende radene er de du ser uten å scrolle.
Huk av dem som deltok og velg Add, som sier hvor mange du huket av. De flyttes inn i registreringen, og kolonnen In this registration merker dem så du ser hvem som alt er med.
Vil du sette den samme gjengen på flere kurs samtidig, bruk pila ved siden av den knappen og huk av de andre kursene der. Det er dette en hel kursdag er: velg personene én gang, ikke én gang per kurs.
Vil du legge folk til et annet kurs for seg, velger du det kurset i filteret og legger dem til. Det du la til før blir stående, og en linje under filtrene lister hvert kurs registreringen dekker så langt.
Steg 2: Dates
Hvert kurs har sin egen seksjon med sin egen Issue date og Expiry date. Kursene trenger ikke være tatt samme dag, og de er ikke gyldige like lenge.
Valid for fyller begge datoene i ett grep: velg 1 year, 2 years, 3 years eller 5 years, så telles det fram fra i dag.
Tok én deltaker kurset en annen dag enn resten, huker du av Different dates per person for det kurset og gir hen egne datoer. Alle du lar stå tomme beholder kursets datoer. Fjerner du haken igjen, forsvinner de individuelle datoene og alle går tilbake til de felles.
Datoene er det ene som ikke kan stå tomt. Uten utløpsdato er sertifikatet usynlig for utløpsrapporten og for Planners etterlevelsessjekk.
Steg 3: Documents
Hvert kurs har sin egen Document type, fordi kurs arkiverer ulike papirer: det ene deler ut et diplom, det neste et kursbevis.
For hver person kan du fylle inn et Certificate number og legge ved dokumentene deres. Slipp filene på feltet i raden, eller velg det for å bla. Et kurs kan gi mer enn ett dokument til samme person, og slipper du igjen legges det til det som alt er der, i stedet for å erstatte det.
La en person stå tom hvis hens dokument ikke har kommet. Du kan legge det til senere fra profilen. Se Legg ved dokumenter på en person.
Steg 4: Review & register
Tabellen sier hva hver person får før noe skrives:
- Holds today er sertifikatet de har nå. En fornyelse overskriver de datoene på stedet, og ingenting tar vare på hva de var, så dette er siste sted noen ser dem.
- Replaced with er det de sitter igjen med etterpå.
- Registers as sier om dette oppretter et sertifikat eller fornyer et.
- Fjern haken i Include for den som likevel ikke skal registreres.
Velg Register, som teller det den er i ferd med å skrive. Har noen ingen dokumenter vedlagt, blir du spurt først, og får vite hvem. Det er et spørsmål, ikke en sperre: du kan registrere uten dokumenter og legge dem til senere.
Alle skrives hver for seg, så én feil koster deg ikke resten. En rad som feiler viser årsaken og en Try again ved siden av, som sender bare den ene raden på nytt. Ingenting registreres to ganger.
Når alt er skrevet får du en oppsummering av hva som ble registrert, og to måter å gå videre på: Same course, new people beholder kurset og filtrene dine, som er det du vil når du jobber avdeling for avdeling, og New course starter blankt.
Hva som huskes
Landet, avdelingen, arbeidskontrakten og dokumenttypen du brukte tas vare på til neste gang, så oppsettet du alltid jobber innenfor slipper å fylles ut hver uke. Kurset huskes ikke, fordi det er nettopp det som er ulikt fra én registrering til den neste.
Forlater du siden med dokumenter vedlagt eller datoer satt, spør Markular først. De ligger bare på siden, så å gå ville mistet dem. Alle som alt er registrert blir stående registrert.
Hva registreringen gjør
For hver person oppdaterer Markular sertifikatet de allerede har med de nye datoene, i stedet for å legge til en kopi av det. Dokumentene lagres på det sertifikatet, og hver rad får sin egen kopi av filene sine, så å fjerne ett dokument påvirker aldri de andre.
Har noen ikke et av sertifikatene du registrerer, opprettes det for dem.