Bygg opp kompetansetreet
Sett opp kompetansetreet slik at det fortsatt fungerer når det inneholder hundrevis av oppføringer, ikke ti. Denne artikkelen hjelper deg å velge kategorier og bestemme hvor dypt du skal gå, før du begynner å legge inn kompetanser. Valgene er vanskelige å endre senere, så ta dem nå.
Hvor du begynner
Bli enig om toppnivået med de fagansvarlige før du oppretter noe. HR holder orden på treet, men det er de som driver mekanisk, elektro eller sikkerhet som vet hva som hører hjemme hvor.
Bygg deretter én kategori av gangen i stedet for å skissere alle samtidig. Start med kompetansene som stopper noen fra å bli sendt ut på jobb, som regel sikkerhets- og helsesertifikater. Det er de den første gapanalysen din må ha rett om. Fagbrev og produktkompetanse kan komme etterpå.
Bygg treet før du henter inn det folk allerede har. En masseimport oppretter ikke kompetanser for deg. Den kobler hver enkelt på tittel mot en kompetanse som allerede finnes, og du kan bare registrere noe som ligger nederst i en gren, aldri en kategori. Rader feiler når tittelen mangler i treet. Se Importer personell i bulk.
Ett tre, én rot
Alle kompetansevisninger i People bruker dette ene treet. Det har nøyaktig én rot. Roten kan ikke slettes eller deaktiveres, og bare tittelen og beskrivelsen kan endres.
Markular har ingen egen kategori du oppretter for seg. En kategori er rett og slett en kompetanse som har andre kompetanser under seg. Det nederste nivået i hver gren er det du registrerer på en person.
Ikke legg kompetanser rett under roten. I Kompetansematrisen havner hver kolonne under sin nærmeste forelder. En kompetanse som ligger rett under roten, får rotens eget navn som overskrift, eller Uncategorized hvis roten din fortsatt heter ROOT. Ingen av delene forteller leseren hva kolonnen handler om.
Når du velger Add Competency, står Parent Category allerede på roten. Endre den til en kategori hver gang.
📷 Screenshot needed: the All Competencies screen showing the Competency Hierarchy panel with one root, a few categories, and competencies nested under them.
Bruk to nivåer under roten
I et dypere tre dukker aldri de øverste nivåene opp i matrisen, og matrisen er den visningen folk flest bruker:
Competencies <- roten
└── Mekanisk <- kategorien, det er denne matrisen viser
└── Kontrollert bolting <- kompetansen du registrerer på en person
Legger du på et tredje eller fjerde nivå, er det bare den dypeste kategorien som navngir gruppen i matrisen og i eksporten til regneark. Nivåene over finnes fortsatt, men de vises aldri i matrisen eller eksporten. Bruk tre nivåer: rot, kategori og kompetanse. Gå dypere bare hvis du har en klar grunn.
En tom kategori oppfører seg som en kompetanse. Helt til du legger noe under den, dukker den opp i matrisen som sin egen kolonne. Fyll hver kategori kort tid etter at du oppretter den.
Organiser etter hva arbeidet krever, ikke etter hvordan kompetansen ble oppnådd
Den vanligste feilen er å bygge toppnivået rundt dokumenttyper:
Competencies
├── Sertifikater
├── Interne kurs
├── Eksterne kurs
└── Fagbrev
Dette splitter ett fagområde over flere grener. Det gjentar også noe treet allerede gjør for deg. Hver kompetanse er merket enten Skill eller Certificate, og Type-filteret på All Competencies lar deg vise bare den ene.
Bygg toppnivået rundt fagområder i stedet:
Competencies
├── HMS og arbeidsmiljø
├── Mekanisk
├── Hydraulikk, pneumatikk og trykk
├── Elektro, instrumentering og automasjon
└── Løft, rigging og materialhåndtering
Et forslag til kategorier å starte med
Bruk dette som utgangspunkt og slett det som ikke passer. De fleste virksomheter ender opp med seks til ti kategorier. Matrisen farger kategorioverskriftene, og den bruker seks farger før den begynner på den første igjen. Fra den sjuende kategorien kan to kategorier dele farge. Det er ikke noe problem, men en veldig lang liste blir vanskeligere å lese.
- HMS og arbeidsmiljø
- Sikkerhet og beredskap
- Mekanisk
- Hydraulikk, pneumatikk og trykk
- Elektro, instrumentering og automasjon
- Løft, rigging og materialhåndtering
- Inspeksjon, testing og kvalitet
- Utstyrs- og produktkompetanse
- Drift og arbeidsprosesser
- Ledelse og arbeidsledelse
Legg til egne kategorier der arbeidet krever det. Ikke sett tall i kategoritittelen. Tittelteksten dukker opp i hver eneste matriseoverskrift og hver eksport. Rekkefølgen setter du i stedet ved å dra rader i treet, og dragging virker når treet står på Manual og ikke på Alphabetical.
Én kompetanse, ett sted
Opprett hver kompetanse én gang, på ett sted. Et fagbrev for fjernstyrte operasjoner kan involvere både elektro, hydraulikk, mekanikk og subsea, men det er likevel én kompetanse og hører hjemme i én gren.
Når en kompetanse kan passe flere steder, still disse spørsmålene i rekkefølge:
- Hva kan personen gjøre når kompetansen er på plass?
- Hva er hovedsaken: et fag, en operasjon, et produkt, en arbeidsmetode eller et ansvar?
- Hvilket fagområde ville eid den, altså hvem ville holdt den vedlike?
- Hvor ville en leder lett etter den først?
Er svarene uenige, lar du de to første avgjøre. Plasser en kompetanse etter sluttresultatet den representerer, ikke etter fagene som inngår i å oppnå den.
Unngå duplikater av en praktisk grunn. Personens oppføring, matrisekolonnen og hvert eneste krav bruker den samme ene oppføringen. Oppretter du det samme fagområdet to ganger, splittes historikken mellom de to kopiene, og hullene ser mindre ut enn de faktisk er.
Gi kompetansen det navnet folkene dine faktisk sier høyt. Matrisen viser kompetansenavn på høykant i smale kolonner, så lange navn blir vanskelige å lese.
Legg detaljene på kompetansen, ikke i treet
Hver kompetanse bærer sine egne innstillinger, så du trenger sjelden egne grener for å uttrykke en forskjell:
| Innstilling | Hva den gjør |
|---|---|
| Certificate | Merker oppføringen som et sertifikat i stedet for en ferdighet. Styrer typefilteret og visningen Certificate Expiry |
| Has proficiency levels og Number of Levels | Registrerer et nivå fra to til seks i stedet for et enkelt ja eller nei |
| Requires documentation | Oppføringen teller først når et vedlegg er lagt ved |
| Active | Tar en oppføring ut av bruk uten å slette den |
Tre ting er lette å overse:
Nivåer er tall, ikke navn. Treet lagrer hvor mange nivåer som finnes, ikke hva de betyr. Bruker du nivåer, skriv betydningen av hvert nivå inn i kompetansens beskrivelse, slik at "nivå 3 av 5" betyr det samme for alle som leser det. Nivåer endrer også hva som lagres. En kompetanse med nivåer kan beholde én oppføring for hvert nivå personen oppnår, slik at du ser utviklingen over tid. Et sertifikat eller en enkel ferdighet har én oppføring per person.
Å slå på dokumentasjonskrav får reelle følger. Med Requires documentation på behandles en oppføring uten vedlagt fil som ufullstendig. Den dukker opp i Missing Documentation, og bruker virksomheten din Planner, oppfyller ikke personen kravet når vedkommende vurderes til arbeid som krever det. Bruk det der du faktisk trenger dokumentasjonen arkivert.
Gyldighet settes per person, ikke per kompetanse. Treet har ikke noe fornyelsesintervall. Start- og sluttdato hører til den enkelte personens oppføring, som betyr at et sertifikats utløp føres inn når det registreres på noen.
Både Certificate Expiry og påminnelsene bygger på sluttdatoen i personens oppføring. Står den datoen tom, holder sertifikatet seg utenfor utløpsvisningen og utenfor påminnelsene, og det vil se gyldig ut på ubestemt tid. Gjør det til en vane å fylle inn sluttdatoen når du registrerer et sertifikat.
Ikke bygg opp organisasjonskartet på nytt
Avdelinger og lokasjoner endrer seg langt oftere enn fagområder gjør. Et tre formet som dagens organisasjonskart må bygges om etter hver omorganisering, mens Mekanisk og Kvalitet blir stående uendret i årevis.
Det samme gjelder å dele treet etter hvor arbeidet foregår. Grener som Onshore og Offshore, eller én gren per lokasjon, dobler opp hvert eneste fagområde under seg. Avdeling og lokasjon finnes allerede som filtre i matrisen og rapportene, så du trenger dem ikke i treet.
Der et krav virkelig er spesifikt for et sted eller en kunde, uttrykk det som et krav i stedet for som en gren:
- I People samler du krav i en jobbkapsel, altså et navngitt sett med påkrevde kompetanser. Fest den til stillingene som deler de kravene. Det er jobbkapselen gapanalysen måler folk mot.
- Bruker virksomheten din Planner, kan krav i tillegg følge jobbrollen, installasjonen, jobbtypen eller kunden, og en person som vurderes til arbeid måles mot alle disse samlet.
Fordi begge tilnærmingene bruker dette ene treet, trenger en kompetanse bare å finnes én gang for at begge skal kunne bruke den.
Ta en kompetanse ut av bruk i stedet for å slette den
Når folk først har en kompetanse registrert, deaktiverer du den i stedet for å slette den. Deaktivering beholder oppføringen og historikken, og fjerner den fra de aktive listene.
Du kan bare slette en kompetanse når alle tre er oppfylt: ingen har den registrert, den har ingen kompetanser under seg, og den er ikke roten.
En gren kan ikke deaktiveres så lenge den har aktive kompetanser under seg, så ta dem ut av bruk først. Roten selv kan aldri deaktiveres.
Slå på Show inactive for å se hva du har tatt ut av bruk.
Hva du kan gjøre
- Les slik henger kompetansekrav, det man har, og hull sammen før du designer treet, så du vet hva strukturen skal brukes til.
- Åpne kompetansematrisen for å sjekke at kategorioverskriftene fungerer på tvers av et helt team.
- Les krev og følg opp kompetansedokumentasjon hvis du slår på Requires documentation.