Gå til hovedinnhold

Administrer oppbevaring og juridisk sperre for samtaler

En oppbevaringsplan hjelper HR med å vurdere samtaleopplysninger når de kanskje ikke lenger er nødvendige. Planen sletter eller anonymiserer aldri noe automatisk.

Du trenger en egen tilgang for å administrere oppbevaring av samtaler. Tilgangen gir ikke innsyn i forberedelser, private notater eller samtalereferater.

Opprett en oppbevaringsplan​

  1. Åpne People, deretter Medarbeidersamtaler.
  2. Velg Retention, deretter Create retention schedule.
  3. Forklar hvorfor opplysningene er nødvendige.
  4. Velg om planen gjelder hele virksomheten, ett ansettelsesland eller én avdeling.
  5. Angi et vurderingstidspunkt for hver informasjonsgruppe.
  6. Beskriv hvorfor planen er riktig, og legg inn referansen til godkjenningen eller beslutningen.
  7. Lagre utkastet, og velg deretter Review and publish.

Perioden regnes fra samtalen er fullført. Publisering aktiverer planen, men fjerner ingen opplysninger.

Opplysninger som vurderes hver for seg​

  • Private forberedelser og notater er refleksjoner som tilhører den enkelte deltakeren.
  • Delte forberedelser og avtalt oppsummering er informasjon som deles til møtet og det avtalte resultatet.
  • Samtalehistorikk omfatter deltakere, datoer, status og endringer gjennom samtalens levetid.

Informasjonsgruppene kan ha ulike perioder fordi de dekker ulike formål.

Legg på en juridisk sperre​

Bruk bare juridisk sperre når en dokumentert plikt krever at en bestemt samtale beskyttes, for eksempel et rettskrav, myndighetskrav, en innsynsforespørsel eller en intern undersøkelse.

  1. Åpne samtalen.
  2. Under Legal hold velger du Place legal hold.
  3. Velg årsak og legg inn godkjent saks- eller beslutningsreferanse.
  4. Velg Confirm legal hold.

Referansen lagres med den beskyttede oppføringen. Den vises ikke i vanlige samtalevisninger og kopieres ikke til sikkerhetshistorikken.

Frigi en juridisk sperre​

Frigi sperren først når den dokumenterte plikten ikke lenger gjelder. Frigivelse sletter ikke samtalen. Oppføringen kan igjen vurderes etter den vanlige oppbevaringsplanen.

Sporbarhet​

Publisering av en plan, opprettelse av en sperre og frigivelse av en sperre registreres i Aktivitetslogg. Historikken inneholder identifikatorer og godkjent årsakskategori, aldri samtaletekst, navn på ansatte eller saksdetaljer.