Opprett og administrer samtalemaler
Samtalemaler gir gjentakende samtaler, som medarbeidersamtaler og oppfølging i prøvetiden, en tydelig og gjenkjennelig struktur.
Du trenger tilgang til å administrere samtalemaler. Denne tilgangen gir ikke innsyn i medarbeidernes forberedelser, private notater eller innholdet i gjennomførte samtaler.
Opprett en mal
- Åpne People, deretter Medarbeidersamtaler.
- Velg Manage templates, deretter New template.
- Gi malen et gjenkjennelig navn, og forklar når den bør brukes.
- Legg til samtalepunktene i ønsket rekkefølge.
- Legg til valgfri veiledning der et spørsmål trenger mer sammenheng.
- Hvis virksomheten bruker flere språk, åpner du hvert språk øverst i redigeringen og legger inn tilsvarende tittel, formål og samtalepunkter.
- Kontroller forhåndsvisningen for medarbeideren, og velg Save draft.
Hold agendaen fokusert. Ikke legg svar, personopplysninger eller sensitiv saksinformasjon i en mal.
Språkene tilhører én felles mal og bruker alltid den samme strukturen. Legg til, fjern og sorter samtalepunkter i den engelske grunnversjonen, og skriv deretter tilsvarende innhold for hvert aktivert språk. Du kan lagre ufullstendig språkinnhold som utkast. Språkfanene viser hva som er klart, og hva som fortsatt mangler innhold.
Publiser en versjon
Velg Review and publish når strukturen og alle aktiverte språk er klare. Markular forklarer virkningen før du bekrefter. En publisert versjon blir tilgjengelig for nye samtaler.
Når en samtale opprettes, bruker Markular medarbeiderens lagrede språk når malen finnes på dette språket. Engelsk brukes for eldre maler som ennå ikke har en annen språkversjon. Valgt tittel, formål, samtalepunkter og språk følger samtalen videre. Senere endringer av malen eller medarbeiderens språk omskriver ikke samtalen.
Endre en publisert mal
Velg Create new version, gjør endringene og publiser på nytt. Den nye versjonen brukes bare for fremtidige samtaler. Hvis en annen administrator har endret samme utkast, oppdaterer du siden og kontrollerer siste utkast før du lagrer igjen.
Arkiver en mal
Arkiver malen når den ikke lenger skal brukes for nye samtaler. Eksisterende samtaler og tidligere publiserte versjoner blir bevart.
Tilgang og sporbarhet
- HR-administratorer og virksomhetseiere kan få tilgang til å administrere maler.
- Maladministratorer ser malstrukturen, men ikke samtalesvar eller private notater.
- Publisering og arkivering registreres i sikkerhetshistorikken uten å lagre maltekst eller medarbeiderinformasjon.