Forbered og fullfør en medarbeidersamtale

Medarbeidersamtaler gir samtaleansvarlig og deltaker en felles agenda, samtidig som begge kan forberede seg fortrolig før de møtes. I en medarbeidersamtale er deltakeren medarbeideren samtalen gjelder.

Funksjonen vises bare når Medarbeidersamtaler er aktivert for virksomheten.

Hvem gjør hva

• Samtaleansvarlig oppretter agendaen, inviterer deltakeren til å forberede seg, starter samtalen og registrerer det felles resultatet.
• Deltakeren er medarbeideren samtalen gjelder. Personen forbereder sine egne svar og kan lese det felles resultatet når samtalen er fullført.

Samtaleansvarlig kan bare velge medarbeidere som inngår i eget ansvarsområde. Begge må være aktive brukere av Markular. Hver samtale har én samtaleansvarlig og én deltaker.

Start en samtale

1. Åpne People, deretter Medarbeidersamtaler.
2. Velg New conversation.
3. Kontroller arbeidslandet ditt, og søk deretter etter medarbeideren med navn. Skriv minst to tegn.
4. Velg en publisert samtalemal eller Blank agenda.
5. Legg til tittel, valgfritt tidspunkt og formål. Hvis du valgte en blank agenda, legger du til samtalepunktene.
6. Velg Create draft.

En mal gir den nye samtalen et konsekvent utgangspunkt. Samtalepunktene kopieres inn når samtalen opprettes. Senere endringer i malen endrer ikke denne samtalen.

Bare samtaleansvarlig kan se utkastet. Når agendaen er klar, velger samtaleansvarlig Invite to prepare. Medarbeideren finner deretter samtalen under People, så Medarbeidersamtaler.

Når forberedelsen åpnes, mottar deltakeren et varsel i Markular. E-post følger deltakerens varslingsvalg for plattformen. Varselet inneholder ikke agendasvar, private notater eller annet samtaleinnhold; deltakeren må logge inn for å lese samtalen.

Forbered samtalen

Begge deltakerne legger til sitt eget svar under hvert samtalepunkt og velger Save preparation. Et lagret svar er bare synlig for forfatteren så lenge samtalen er i Preparation.

Private notater er valgfrie. Velg Save private note for å lagre et notat som bare er synlig for deg.

Hva er privat, og hva blir delt

• Under Preparation ser hver deltaker bare sin egen forberedelse.
• Velg Start meeting for å vise begge deltakernes forberedelser i samtalen.
• Et Private note er bare synlig for forfatteren. Det tas aldri med i det felles resultatet.
• People-administratorer får ikke tilgang til samtaleinnhold bare fordi de administrerer People.

Bruk fet tekst, kursiv og korte punktlister for å gjøre forberedelser og notater lettere å lese.

Fullfør samtalen

Samtaleansvarlig registrerer ett Shared outcome og velger Complete conversation. Begge deltakerne kan lese resultatet etterpå.

Kontroller det felles resultatet før samtalen fullføres. Fullføringen er endelig: Forberedelser, private notater og felles resultat kan ikke endres, og samtalen kan ikke gjenåpnes.

Last ned det delte referatet

Når samtalen er fullført, kan begge deltakerne velge Download shared record.

1. Kontroller forhåndsvisningen av nøyaktig hva PDF-en vil inneholde.
2. Bekreft at du forstår at private notater ikke tas med.
3. Velg Download PDF.

Det delte referatet inneholder deltakere, delt forberedelse, avtalt resultat og oppfølgingsoppgaver. Det inneholder aldri private notater fra noen av deltakerne. Nedlastingen registreres i Aktivitetslogg uten at samtaleinnhold kopieres til aktivitetsloggen.

Opprett oppfølgingsoppgaver

Samtaleansvarlig kan gjøre et avtalt tiltak om til en oppgave etter at samtalen er startet, eller etter at den er fullført.

1. Finn Follow-up tasks i samtalen.
2. Velg Add follow-up.
3. Skriv en tydelig oppgavetittel, og velg samtaleansvarlig eller deltaker som ansvarlig.
4. Legg eventuelt til frist og bare den praktiske beskrivelsen som trengs for å utføre oppgaven.
5. Velg Create follow-up.

Begge deltakerne kan se fremdriften for oppgaven i samtalen. Den ansvarlige finner den også under Workspace, deretter My Tasks, og fullfører den på samme måte som andre oppgaver i Markular.

Private notater, individuelle forberedelser og det felles resultatet kopieres aldri til oppgaven. Tilgang til en oppgave gir ikke tilgang til samtalen. Open conversation vises i My Tasks bare når den innloggede er deltaker i samtalen.

Bytt samtaleansvarlig

Den nåværende samtaleansvarlige kan overføre ansvaret når en annen aktiv kollega skal følge opp samtalen. En autorisert People-administrator kan også gjøre dette når samtaleansvarlig er utilgjengelig, uten å få tilgang til samtaleinnholdet.

1. Åpne samtalen, eller finn den i samtalerunden.
2. Velg Change host.
3. Velg en aktiv kollega innenfor det tillatte ansvarsområdet. Land starter med arbeidslandet ditt, og du kan avgrense listen etter avdeling.
4. Kontroller hvem som får og mister tilgang, bekreft konsekvensen og velg Transfer responsibility.

Den nye samtaleansvarlige får tilgang til samtalen og delt innhold. Den forrige samtaleansvarlige mister tilgangen umiddelbart. Medarbeideren, samtalestatusen, fremdriften i runden og oppfølgingsoppgaver endres ikke. Private notater forblir private for forfatteren og overføres ikke.

En endring av nærmeste leder flytter ikke en eksisterende samtale automatisk. Ansvaret må alltid overføres eksplisitt.

Deltakeren og den nye samtaleansvarlige mottar et innholdsfritt varsel i Markular når ansvaret overføres. Tilgang og varsler lagres samlet, slik at en mislykket overføring ikke etterlater et misvisende varsel.

Bruk riktig sted for sensitiv oppfølging

Medarbeidersamtaler er laget for forberedelse, dialog og avtalt oppfølging. Bruk virksomhetens fastsatte HR-prosess for formelle advarsler, sykefraværssaker eller annen saksbehandling som krever særskilt håndtering.

Hvis du trenger hjelp

Hvis du ikke finner en medarbeider, kan personen være utenfor ansvarsområdet ditt eller mangle en aktiv Markular-bruker.

Hvis en endring ikke kan lagres, oppdater siden, kontroller den nyeste versjonen og prøv igjen.