Registrer, tildel og returner utstyr
:::info Kontrollert tilgjengelighet Assets er av som standard og krever kontrollert aktivering for organisasjonen. IT og utstyrsansvarlige bruker egne Assets-rettigheter uten HR-tilgang. People og HR-forløp fungerer også uten Assets. Selvbetjening og kategorioppsett kommer senere. Bildeopplasting følger plattformens konfigurerte skannekrav. :::
Start enkelt, med én post per objekt
Åpne Assets → Utstyr. Registeret kan brukes uten onboardingforløp eller et eksternt assetsystem. Start med identifiserbare, returnerbare ting som PC-er, telefoner og enkeltverktøy. Ikke registrer en eske forbruksvarer som om den var ett returnerbart objekt.
Velg en stabil navnepraksis som kollegene forstår:
| Begrep | Eksempel | God praksis |
|---|---|---|
| Kategori | Datamaskiner | En bred, gjenbrukbar type; konfigurerbare kategorier kommer senere |
| Modell/variant | ThinkPad T14 | Produktegenskaper som deles av flere objekter; eget oppsett kommer senere |
| Konkret objekt | M7K3P9X2D8R | Nøyaktig én fysisk enhet med automatisk tildelt Markular ID (MID) |
| Målgruppe | Offshorepersonell | Målgruppe for fremtidige utstyrspakker, ikke en utstyrskategori |
MID beholdes når utstyret skifter innehaver, og kan ikke redigeres. Ikke opprett en ny post når noen returnerer utstyret. Bruk et tydelig utstyrsnavn, eksempelvis «ThinkPad T14 bærbar PC», fremfor å pakke et fremtidig kategorihierarki inn i navnet. Unngå kategorier per merke, person, land eller team når kategorioppsettet blir tilgjengelig.
Registrer utstyr
- Velg Registrer utstyr.
- Oppgi Utstyrsnavn. Markular ID (MID) tildeles når du lagrer: M etterfulgt av ti lettleste bokstaver/sifre, uten bindestreker. Du skal ikke skrive inn eller overstyre denne. Kopier den fra utstyrsdetaljene ved behov.
- Legg til produsentens Serienummer hvis du har det. Dette er valgfritt.
- Kontroller Registerland. Ditt registrerte land er forhåndsvalgt dersom du har registreringstilgang der. Har du bare tilgang til ett land, velges det automatisk. Ellers velger du selv. Du kan overstyre forslaget med et annet land du har tilgang til. Dette styrer tilgangen til objektet, ikke nøyaktig fysisk plassering eller innehaverens arbeidsland. Administratorer med tilgang til hele registeret kan også velge Uten registerland. Landbegrensede brukere ser ikke objekter uten registerland. Velg bevisst: endring av registerlandet inngår ikke i første versjon.
- Velg eventuelt et JPEG- eller PNG-bilde. Lagre, eller velg Lagre og legg til neste for et nytt, tomt skjema. Objektet blir Tilgjengelig for tildeling.
Bildet lastes opp etter at objektet er lagret. Hvis opplastingen feiler, kan du prøve bildet på nytt eller fortsette til det lagrede objektet uten å registrere igjen. Bruk kort eller kompakt tabellvisning, og filtrer på alle, tilgjengelige eller utleverte objekter. Tilgjengelig betyr uten åpen tildeling og uten utleveringssperre, ikke kontrollert tilstand eller bekreftet lagerplass.
Registrering oppretter ikke person, arbeidsforhold, innlogging eller oppgave. Et objekt kan være tilgjengelig uten å være knyttet til noen.
Sperr nye utleveringer
En utstyrsadministrator kan velge Sperr utlevering, for eksempel når en skade meldes. Objektet blir værende i registeret med historikken intakt. En eksisterende innehaver kan fortsatt returnere det, men det kan ikke leveres ut igjen før en administrator velger Fjern utleveringssperre. Dette er en administrativ sperre, ikke en vedlikeholdsprosess eller bekreftelse på tilstand.
Rett utstyrsdetaljer
Åpne objektet og velg Rediger detaljer. Administrasjonsrettighet lar deg endre navn og valgfritt serienummer, også mens utstyret er utlevert, uten HR-tilgang. Utstyrs-ID, registerland, bilder og tildelingshistorikk beholdes. Eksisterende etiketter og QR-lenker peker fortsatt på samme objekt.
Velg Lagre endringer eller Avbryt. Hvis noen har endret objektet etter at du åpnet skjemaet, beholdes utkastet ditt uten å overskrive den andre endringen. Velg Forkast endringer og last inn på nytt, kontroller siste versjon og rediger igjen. Ved usikkert forbindelsesresultat kan samme lagring prøves på nytt for å bekrefte den opprinnelige kommandoen. Lagring uten faktiske endringer gir ingen endringshendelse i auditloggen.
Valgfrie identifikasjonsbilder
Etter lagring finner du Utstyrsbilder (valgfritt) i detaljvisningen. Velg ett JPEG- eller PNG-bilde, og trykk Last opp bilde. Du kan ha opptil ti bilder, hvert på høyst 10 MB, 24 megapiksler og 12 000 piksler per side. Unngå personer, skjermer med personopplysninger og konfidensielle etiketter.
Det første bildet blir Hovedbilde, som vises i Assets-registeret. Den avgrensede People-visningen viser ikke bilder. Velg Bruk som hovedbilde for å bytte. Bildene følger utstyret ved retur og ny tildeling. For å fjerne et bilde velger du Fjern bilde, deretter Bekreft fjerning. Fjerner du hovedbildet, velges det eldste gjenværende bildet. Tildelingshistorikken beholdes.
Bildene skaleres ned og unødvendige metadata fjernes. Dette er ikke et arkiv for originalfiler eller dokumentasjon på tilstand. Virusskanning er foreløpig avslått som standard; validering og nedskalering betyr ikke at bildet er virusskannet. Hvis plattformen krever skanning, blokkerer en utilgjengelig skanner bildeopplasting. Utstyret er allerede lagret og kan fortsatt tildeles selv om et bilde avvises. Ved usikkert nettverksresultat velger du Prøv bildeendringen igjen. Hvis noen har endret utstyret, velger du Last inn bilder på nytt, kontrollerer og velger filen på nytt.
Organiser med mapper
Bruk Hele registeret for å søke i alt utstyr du har tilgang til, eller velg en mappe under Utstyrsmapper. Mappen viser normalt direkte innhold; Inkluder undermapper tar med hele undertreet. Ingen mappe (rotnivå) viser bare utstyr uten mappe.
Mapper er valgfrie. Start enkelt etter arbeidsmåten deres: Stavanger → Verksted, Datamaskiner → Laptoper, eller Prosjekter → Prosjekt Alfa. Dette er eksempler, ikke forhåndsdefinerte typer. Et objekt har én primær mappe. Kategorier, frie felt, fysiske sammenstillinger og utleieavtaler er separate begreper.
En administrator med utstyrsadministrasjon for hele tenanten kan opprette, omdøpe og flytte mapper gjennom Rediger mappe. Landbegrensede administratorer kan plassere og flytte egne tillatte objekter, men ikke endre det felles treet. Mappenavn er synlige for alle Assets-brukere i organisasjonen; ikke legg inn privat personalinformasjon.
Registrer utstyr tar med valgt mappe inn i skjemaet. Ved lagring og registrering av neste objekt beholdes mappevalget. Velg Flytt utstyr i objektdetaljene for å endre mappe eller flytte til rotnivå. Utstyrs-ID, QR-lenke, bilder og tildelinger bevares. Registerland og tilgang endres ikke.
Se flyttehistorikk viser opprinnelig plassering og objektflyttinger med historiske stier. Aktørnavn krever separat mottakerinnsyn. Omdøping eller flytting av en overordnet mappe har egen historikk under Se mappeendringer; det opprettes ikke en kunstig objektflytting for hvert objekt under mappen. Registrert organisering bekrefter ikke fysisk plassering. Mappesletting er ikke tilgjengelig nå. Bruk maks. 16 nivåer og unike søskennavn på 1–120 tegn.
Bruk merkelapper på tvers av mapper
Bruk Merkelapper (valgfritt) når du registrerer utstyr, eller Rediger merkelapper på et eksisterende objekt. Søk og velg et forslag, eller opprett en ny merkelapp uten å forlate skjemaet. Nye merkelapper lagres sammen med utstyret.
Et objekt kan ha opptil 20 merkelapper med 1–60 tegn per navn. Store/små bokstaver og mellomrom rundt navnet lager ikke nye merkelapper. Navnene er felles for virksomheten: unngå personopplysninger og fortrolig informasjon.
Filtrer etter merkelapp søker innenfor gjeldende registerutvalg. Velg hele registeret for å søke på tvers av mapper du har tilgang til. Merkelapper gir ingen ekstra tilgang, endrer ikke utdelingsstatus og er ikke fysiske QR-etiketter.
Fjerner du en merkelapp fra ett objekt, fjernes bare denne koblingen. Innstillinger → Merkelapper lar brukere med Administrer merkelapper (hele virksomheten) endre felles navn. Navneendringen gjelder alle objekter som bruker merkelappen. Global sletting og sammenslåing er ikke tilgjengelig ennå.
Lever ut et objekt
- Åpne et tilgjengelig objekt og velg Tildel utstyr.
- Søk etter en aktiv person eller registrert fremtidig medarbeider. Det vises maksimalt 30 treff; avgrens søket ved behov. Person-ID skiller like navn.
- Velg mottaker og datoen for fysisk utlevering. Dette er ikke en reservasjon eller planlagt fremtidig levering.
- Kontroller objekt, person og dato, og velg Bekreft utlevering.
Registeret viser innehaveren bare med mottakerinnsyn. HR ser åpne tildelinger på personprofilen; åpning av selve objektet krever egen Assets-tilgang. Dette er en administrativ registrering, ikke medarbeiderens kvittering eller dokumentasjon på tilstand.
Returner og gjenbruk
Åpne objektet, velg Registrer retur, oppgi datoen for fysisk retur og velg Bekreft retur. Retur kan ikke være før utlevering. Objektet blir tilgjengelig igjen, og den avsluttede tildelingen blir liggende i Tildelingshistorikk. En ny utlevering kan ikke være før forrige retur; retur og ny utlevering samme dag støttes. Samme person kan få det samme utstyret igjen.
At en person slutter eller arkiveres, fjerner ikke åpne tildelinger. En autorisert administrator kan fortsatt registrere retur. Personen kan ikke få en ny tildeling før vedkommende igjen oppfyller kravene til mottaker.
Manglende personer, tilgang og samtidige endringer
Utlevering krever rettighet for objektets registerland og mottakerinnsyn for personens land. Et tilgjengelig objekt kan vises uten innehavernavn: Utlevert · mottaker skjult. Retur av et skjult mottakerforhold tillates ikke. Eldre tildelinger utenfor ditt scope skjules fra historikken med en forklaring. Hvis et objekt blir utilgjengelig, be en administrator med riktig tilgang vurdere det. Ikke opprett en kopi for å omgå tilgangskontrollen.
Et objekt kan bare ha én åpen tildeling. Hvis en annen administrator har endret det, velg Last inn og kontroller på nytt før neste handling. Ved forbindelsesfeil kan du prøve igjen med samme opplysninger: serveren kjenner igjen kommandoen og unngår gjentakelse. Ikke registrer et nytt objekt for å omgå usikkert lagringsresultat. Sletting, korrigering av historikk og flytting mellom registerland er ikke tilgjengelig. Meld slike feil for kontrollert vurdering.
Hva kommer senere?
Flere egendefinerte felttyper og målgruppestyrte pakker er senere utvidelser. En egen kategori-/modellkatalog er ikke et krav. Onshore, offshore og verksted er eksempler på kundebehov, ikke obligatoriske kategorier eller en fast bransjestruktur.
Medarbeidertilgang i Workspace og problem-/skademelding er egne planlagte utvidelser. Tilstands- eller skadebilder bør dokumentere en bestemt hendelse, ikke erstatte objektets vanlige identifikasjonsbilde. Første versjon har ingen automatisk offboardingblokkering eller vedlikeholdsflyt.
Skriv ut utstyrsetiketter
Med etiketteksportrettighet velger du Skriv ut etiketter fra et objekt eller valgte objekter på registersiden. Velg romslig format (99,1 × 38,1 mm, 14 per A4) eller kompakt format (63,5 × 29,6 mm, 27 per A4). Velg første ledige posisjon på et delvis brukt ark, generer faktisk PDF-forhåndsvisning og last ned filen. Skriv ut i faktisk størrelse / 100 %, uten tilpassing til side. Test justeringen på vanlig papir før etikettark brukes. QR-koden åpner en innloggingsbeskyttet utstyrslenke; den gir ikke tilgang, offentlig innsyn eller automatisk organisasjonsbytte.
Den trykte teksten er MID. QR-lenken identifiserer både organisasjonen og objektet. MID er unik i din organisasjon, ikke på tvers av alle Markular-kunder. Navn, mappeflytting og tildeling endrer ingen av identitetene. Bruk samme trykte etikett når utstyret skifter innehaver.
Tildel riktig tilgang
Egendefinerte felt
Bruk Assets → Innstillinger → Egendefinerte felt til å definere opptil 10 felt for hele organisasjonen. Det krever den separate rettigheten Administrere egendefinerte felt (hele organisasjonen), som ikke gir utstyrs- eller HR-innsyn.
Velg Tekst, Tall eller Ja / Nei, legg inn et tydelig navn og eventuell hjelpetekst, og prøv forhåndsvisningen før lagring. Prøveverdier lagres ikke som standardverdier. Unngå personopplysninger og fortrolige opplysninger i navn og hjelpetekst. Bruk mapper/merkelapper til organisering; ikke dupliser tildelinger, tilgangsregler, serienummer eller fremtidige lagerbeholdninger som egendefinerte felt.
De valgfrie feltene vises ved registrering og redigering av utstyr. Tekst tillater 500 tegn; tall tillater 14 heltallssifre og fire desimaler. Norsk desimalkomma støttes. Ja / Nei har også Ikke oppgitt: et ukjent svar er ikke det samme som Nei. Tøm et felt for å fjerne verdien. Vanlige utstyrsrettigheter gjelder fortsatt.
Feltnavn og hjelpetekst kan endres uten at eksisterende verdier mistes. Felttypen kan ikke endres, og sletting/deaktivering/omordning er ikke tilgjengelig ennå. Alle beholdte definisjoner teller mot grensen. Hvis feltoppsettet endres mens du redigerer, åpne skjemaet på nytt og gjennomgå siste oppsett før lagring.
Utstyrsrettigheter
Når Assets er aktivert, bruker organisasjonseier Assets → Innstillinger → Tilgang og roller. Tildel bare nødvendige rettigheter for hele tenanten eller ett land: lese, administrere utstyr/bilder, utlevering/retur, etiketteksport og mottakernavn. Administrasjon inkluderer lesing av objektet, ikke de andre rettighetene eller HR-tilgang. HR-administrasjon alene gir ikke registertilgang. Tilbaketrekking gjelder nye serverforespørsler; etter tildeling kan ny innlogging være nødvendig for å oppdatere navigasjonen.