Opprett og start en medarbeiderreise

Medarbeiderreiser hjelper HR med å koordinere oppgaver og meldinger når en medarbeider begynner, slutter eller skal følges opp i prøvetiden.

Funksjonen Forløp vises bare når den er aktivert for virksomheten og rollen din kan administrere medarbeiderforløp. Tilhørende medarbeideraktiviteter blir da automatisk tilgjengelige i Workspace → My Tasks. Virksomheten trenger ikke å aktivere en egen oppgavefunksjon for medarbeiderreiser.

Opprett en medarbeiderreise

1. Åpne People, og deretter Forløp.
2. Velg Nytt forløp.
3. Velg Onboarding, Offboarding eller Prøvetidsoppfølging. Valget låses slik at datoene og eksisterende reiser beholder riktig betydning.
4. Gi reisen et tydelig navn, for eksempel Onboarding av medarbeider, Offboarding av medarbeider eller Prøvetidsoppfølging: Norge.
5. Legg til hver oppgave, bekreftelse, dokumentforespørsel, kontroll av tilgangsstenging eller godkjente e-post under Do.
6. For en oppgave velger du om den skal utføres av Employee, Current manager eller Journey starter. Journey starter er vanligvis HR-personen som starter reisen.
7. Velg om aktiviteten skal skje før, på eller etter første arbeidsdag for onboarding, siste arbeidsdag for offboarding eller prøvetidsslutt for prøvetidsoppfølging.
8. Velg Review journey, og kontroller type, mottaker, tidspunkt og aktiviteter i riktig rekkefølge.
9. Velg Publish journey når oppsettet er klart til bruk.

Når du legger til en e-post, viser malvelgeren hvilke språk hver godkjente e-post støtter. Velg en mal som dekker språkene til personene som skal motta forløpet. Markular bruker mottakerens lagrede språk når e-posten forberedes. Eldre godkjente e-poster som ennå ikke har en passende oversettelse, bruker engelsk.

Virksomheten må fylle ut alle aktiverte språk før en ny e-postmal kan publiseres. Dermed unngår HR å starte et forløp som senere veksler uventet mellom språk. Når en e-post er forberedt for levering, beholdes språk og ordlyd selv om mottakeren senere endrer språkvalg eller HR oppdaterer malen.

Publisering lager en fast versjon. Medarbeidere som allerede har en aktiv reise, beholder versjonen de startet med. Senere endringer gjelder bare reiser som startes fra en nyere publisert versjon.

En medarbeideroppgave tildeles medarbeideren som velges når reisen startes. Den vises i Workspace → My Tasks, forklarer hvorfor den ble tildelt og åpner medarbeiderens egen profil. Hvis medarbeideren ennå ikke har en brukbar innloggingsidentitet, vises aktiviteten med behov for oppfølging i stedet for å bli tildelt en annen person.

En oppgave til Current manager følger medarbeiderens aktive rapporteringslinje når aktiviteten åpnes. Oppgaven blir deretter hos lederen som ble valgt på dette tidspunktet. Senere organisasjonsendringer flytter derfor ikke arbeid som allerede er i gang. Hvis Markular ikke finner nøyaktig én aktiv leder, vises aktiviteten med behov for oppfølging. Rett rapporteringslinjen før du fortsetter reisen.

Velg Request document når medarbeideren skal sende inn ett bestemt dokument, for eksempel en attest eller et utfylt skjema. Bruk dokumentets navn som aktivitetstittel, og legg til instruksjonen medarbeideren trenger. Medarbeideren åpner forespørselen fra Workspace → My Tasks og sender én fil til behandling. Aktiviteten fullføres når HR godkjenner dokumentet, ikke når medarbeideren laster det opp.

Velg Ask for acknowledgement når medarbeideren skal lese informasjon og uttrykkelig bekrefte at den er lest og forstått. Skriv en tydelig og selvstendig bekreftelsestekst. Medarbeideren leser teksten i Workspace → My Tasks, merker av bekreftelsen og velger Acknowledge. Markular registrerer hvem som bekreftet og når, og fullfører aktiviteten i medarbeiderreisen.

En slik bekreftelse er ikke en elektronisk signatur, et samtykke eller et bevis på at medarbeideren er enig i innholdet. Bruk en signeringsprosess når et dokument krever en juridisk bindende signatur. En reise som allerede er startet, beholder den publiserte teksten den startet med. Endringer i malen gjelder bare nyere reiser.

I en offboardingreise velger du Confirm access closure når HR eller medarbeiderens aktive leder skal kontrollere at avtalt tilgang er stengt. Legg inn en tydelig bekreftelsestekst og velg hvem som er ansvarlig. Medarbeideren kan ikke få ansvar for å bekrefte stenging av sin egen tilgang.

Den ansvarlige åpner oppgaven i Workspace → My Tasks, leser teksten og bekrefter uttrykkelig at handlingen er gjennomført. Markular registrerer hvem som bekreftet og når. Dette dokumenterer kontrollen, men deaktiverer ikke i seg selv en konto i Microsoft Entra ID, et eksternt HR-system eller en annen tjeneste.

Start reisen for en medarbeider

1. Finn det publiserte forløpet, og velg Start forløp.
2. For onboarding velger du om personen er en Kommende medarbeider eller Nåværende medarbeider. Offboarding og prøvetidsoppfølging viser bare nåværende medarbeidere.
3. Kontroller ansettelsesland og velg medarbeideren.
4. Velg medarbeiderens første arbeidsdag for onboarding, siste arbeidsdag for offboarding eller prøvetidsslutt for prøvetidsoppfølging. Markular bruker datoen til å beregne når aktivitetene skal skje.
5. Kontroller medarbeider, dato og versjon.
6. Velg Start forløp.

Legg til personer som ikke har begynt ennå under Kommende medarbeidere på Forløp-siden. Da kan HR forberede onboarding mens personen holdes utenfor ordinær Directory og operative arbeidsstyrkevisninger. Se Legg til og følg en kommende medarbeider.

Den valgte datoen lagres med reisen. Senere endringer i malen eller personopplysningene flytter derfor ikke aktiviteter som allerede er planlagt. Når du starter en reise, endrer Markular ikke medarbeiderens første eller siste arbeidsdag i People. Ansettelsesdatoer som styres av et eksternt HR-system, skal fortsatt vedlikeholdes der.

Når offboarding startes, deaktiveres ikke kontoer automatisk og persondata slettes ikke. Legg tydelige aktiviteter for tilbakelevering, overføring og Confirm access closure inn i reisen. Kontostenging og oppbevaring av data er separate, kontrollerte prosesser frem til virksomheten har konfigurert ansvarlige integrasjoner og regler.

Forbered tilgang før første arbeidsdag

Hvis den kommende medarbeideren ikke har en jobbkonto ennå, åpner du det aktive forløpet og finner Preboardingtilgang.

1. Velg Forbered invitasjon.
2. Oppgi medarbeiderens private e-postadresse.
3. Velg språk og hvor lenge invitasjonen skal være gyldig.
4. Velg Forbered invitasjon.

Forløpet viser deretter Klar til sending, maskert mottaker og utløpsdato. Å forberede en invitasjon sender den ikke. HR får dermed et eget kontrollsteg før ekstern tilgang gis, og den private adressen holdes adskilt fra medarbeiderens kommende jobbkonto.

Når opplysningene er riktige:

1. Velg Send invitasjon.
2. Kontroller maskert mottaker, språk og utløpsdato.
3. Velg Send invitasjon på nytt for å bekrefte.

Status endres først til Sender mens Markular leverer den virksomhetsmerkede e-posten, og deretter til Sendt når e-posttjenesten har akseptert den. Ikke forbered en ny invitasjon mens leveringen pågår. Lenken er privat, utløper på datoen som vises og gir bare den begrensede preboardingtilgangen som hører til denne medarbeiderreisen.

Den kommende medarbeideren åpner lenken, kontrollerer virksomheten og den maskerte private e-postadressen, og ber Markular sende en engangskode. Den åttesifrede koden er gyldig i 10 minutter og kan bare brukes én gang. Etter bekreftelsen åpner Markular en egen preboardingside som ikke kan brukes som ordinær tilgang til People eller Workspace.

Når invitasjonen forberedes, blir medarbeideraktiviteter som ventet på en innloggingsmåte også tilgjengelige på den begrensede preboardingsiden. Den kommende medarbeideren ser bare egne oppgaver, fremdrift og kontrollerte fullføringsvalg. Dokumentforespørsler kan ikke markeres som fullført uten den etterspurte innsendingen.

Kontroller dokumenter fra preboardingen

Åpne det aktive medarbeiderforløpet og finn Preboardingdokumenter. Du ser bare dokumenter for personer innenfor ansvarsområdet ditt.

1. Velg Kontroller, og sammenlign filen med dokumenttypen og instruksjonen som vises ved siden av.
2. Velg Godkjenn og arkiver i Dokumenter når alt er riktig. Den samme filen legges i medarbeiderens beskyttede Dokumenter-område, og aktiviteten fullføres.
3. Velg Be om endringer når kandidaten må erstatte filen. Skriv en kort og konkret forklaring som bare inneholder informasjon kandidaten skal se, og send forespørselen.

Kandidaten mottar en e-post om at dokumentet må oppdateres, men selve forklaringen vises først etter at identiteten er bekreftet i preboardingen. Kandidaten må erstatte filen og uttrykkelig sende den tilbake til HR. Den tidligere innsendingen bevares i prosesshistorikken.

Bruk Interne notater på forløpet for å koordinere med autoriserte kollegaer. Hvert notat viser forfatter og tidspunkt. Notatene er adskilt fra forklaringen kandidaten får, og er aldri synlige for kandidaten. Ikke kopier sensitivt dokumentinnhold inn i et notat.

Avslutt preboardingtilgangen

Åpne medarbeiderforløpet og finn Preboardingtilgang når den private innloggingen ikke lenger skal brukes.

Hvis medarbeiderens forvaltede Markular-innlogging er klar, velger du Flytt til Markular-tilgang. Kontroller den eksakte jobbinnloggingen, innloggingsmetoden og tilgangsrollen, og bekreft overgangen. Den private innloggingen og aktive sesjoner stoppes umiddelbart. Medarbeideren fortsetter med de samme oppgavene og den samme historikken gjennom den forvaltede jobbidentiteten. Markular oppretter ikke en ny person, kopierer ikke reisen og sender ikke en ny velkomst.

Hvis tilbudet trekkes eller tilgangen bare skal stoppes, velger du Trekk tilbake preboardingtilgang. Tilbakekalling stenger den private innloggingen umiddelbart, men sletter ikke medarbeiderreisen, oppgavene eller revisjonshistorikken. Bare autoriserte People-administratorer kan fortsatt se den bevarte historikken.

Flytt til Markular-tilgang vises først når den private preboardingidentiteten er bekreftet og den samme aktive People-posten har en forvaltet jobbidentitet med aktiv minimumstilgang. Hvis valget ikke er tilgjengelig, gir eller adopterer du Markular-tilgang fra personprofilen først. UPN, UPN2 eller en lik e-postadresse er aldri tilstrekkelig bevis alene. Markular binder den gjennomgåtte, forvaltede identiteten til den eksisterende personposten og avviser bekreftelsen hvis en av sidene ble endret etter gjennomgangen.

Følg fremdriften

Oversikten Medarbeiderforløp viser medarbeider, organisasjonstilhørighet, forløp, fremdrift og status. Søk etter medarbeider eller forløp, eller filtrer listen på status.

Åpne et forløp for å se alle aktivitetene. Trenger oppfølging betyr at en aktivitet ikke kunne fortsette, for eksempel fordi en nødvendig mottaker manglet. Les forklaringen, rett årsaken og velg Gjenoppta forløp.

Et offboardingforløp viser også Klar for offboarding. Oppsummeringen teller bare obligatoriske aktiviteter, slik at en valgfri avskjedshilsen ikke skjuler en uferdig kontroll av tilganger, overlevering eller utstyr. Åpne aktiviteter beholder den ansvarlige og følger de vanlige Task-purringene. De blir aldri markert som fullført eller kansellert automatisk når siste arbeidsdag passerer. Kanseller reisen bare når selve offboardingprosessen skal stoppes.

Autoriserte HR-brukere kan også se medarbeiderens reiser og neste aktivitet fra personprofilen. Dermed er prosessen knyttet til medarbeideren uten at den vises til personer som ikke kan administrere reiser.

Når du kansellerer en reise, stoppes åpne og senere aktiviteter, men historikken beholdes. Bruk kansellering bare når medarbeiderreisen ikke skal fortsette.

Hvis du trenger hjelp

Hvis en medarbeider ikke kan velges, kontroller at du har valgt riktig gruppe, at personen tilhører forventet ansettelsesland og er innenfor ansvarsområdet ditt. Offboarding kan bare startes for nåværende medarbeidere.

Hvis en e-postaktivitet trenger oppfølging, kontroller at mottakeren har en gyldig e-postadresse før du fortsetter reisen.

Se Følg opp en medarbeider i prøvetiden for veiledning om kontrollpunkter, ansvar og fortrolighet.