Gå til hovedinnhold

Legg ved dokumenter på en person

Hold en persons papirer sammen med registeret ved å legge ved filer som en signert kontrakt eller et skannet sertifikat.

Før du starter​

  • Du trenger tillatelsen Administrere personell. Se Tillatelser for People.
  • Virksomheten din avgjør hvilke filtyper et dokument kan arkiveres under, så velg den som passer det du lagrer.
  • En persons register inneholder to ulike typer dokumenter, og denne artikkelen dekker de lagrede filene. For å forstå hvilken type du trenger, se Personlige filer vs utstedte dokumenter.

Steg​

  1. Åpne People-modulen, og deretter Personoversikt, og åpne personens profil. Se Rediger opplysningene til en person.
  2. Gå til Dokumenter-delen av registeret.
  3. Dra filene fra datamaskinen din over på dokumentlisten. En stiplet ramme med "Drop files here" vises mens du drar. Slipp dem hvor som helst innenfor rammen. Du kan også velge Last opp og velge én eller flere filer.
  4. Filene listes opp i panelet Upload documents (Last opp dokumenter). Velg Dokumenttype for hver fil, slik at dokumentet grupperes og er lett å finne igjen senere. Hører alle hjemme under samme type, velger du den én gang i Set type for all (Velg type for alle). Fjern en fil du slapp ved en feil med papirkurven ved siden av den.
  5. Velg Sensitivitetsnivå for filene. Bruk Standard for vanlig personaldokumentasjon, Sensitivt når informasjonen skal ha et mindre publikum, og Svært sensitivt for det mest begrensede materialet. Valget gjelder alle filene i denne opplastingen.
  6. Velg Last opp. Panelet lukkes, og en boks nederst i hjørnet viser hvordan det går, for eksempel "Uploading 2 of 4 files". Når alle filene er lastet opp, sier boksen fra og lukker seg selv etter noen sekunder. Feiler en fil, blir boksen stående med årsaken og knappen Try again, mens resten av filene lastes opp som vanlig.

Et nytt dokument er privat for deg som eier frem til du deler det. For å gjøre dokumentet tilgjengelig for en kollega eller en dynamisk People-tilgangsrolle, åpner du dokumentmenyen og velger Administrer tilgang. Se Bestem hvem som kan åpne et personaldokument.

Panelet Upload documents med to filer som er sluppet inn, en valgt dokumenttype for hver, og knappen Upload 2 files.

Dokumenttypene kommer fra virksomhetens innstillinger. En fil som er større enn 25 MB, eller av en type som ikke er tillatt, blir stående i listen merket "Not allowed" og hoppes over.

Relaterte artikler​