Personlige filer vs utstedte dokumenter
En persons register kan inneholde to ulike typer dokumenter. De ser like ut ved første øyekast, men de gjør ulike jobber, og å vite hvilken som er hvilken forteller deg hvor du skal legge en fil og hva Markular vil gjøre med den.
Utstedte dokumenter
Et utstedt dokument er et offisielt dokument en person har fått, som et pass, en sjøfartsbok eller et visum. Det som skiller det ut er at det har en utløpsdato, slik at Markular kan holde styr på når det utløper og varsle deg før det skjer. Et utstedt dokument kan også ha sine egne vedlegg, for eksempel en skanning av passiden.
Bruk et utstedt dokument når det du registrerer er et datert bevis som betyr noe for etterlevelse eller reise, og der et utløp bør fanges opp i god tid. Fordi disse har utløpsdatoer, mater de den samme utløpsoppfølgingen du ser for kompetanser. Se Følg opp sertifikatutløp.
For å legge til et utstedt dokument åpner du personens fane Utstedte dokumenter og velger Legg til dokument. Velg dokumenttype, registrer opplysninger og datoer, og legg eventuelt ved en skanning. Markular viser Ingen utløpsdato når utløpsdato ikke er registrert. Bruk dette bevisst, og ikke som erstatning for en ukjent dato.
Personlige filer
En personlig fil er en generell fil som holdes på personens register, som en signert kontrakt eller et skannet skjema. Den arkiveres under en filtype virksomheten din har satt opp, slik at dokumenter holdes gruppert og lette å finne, men den har ikke en utløpsdato og følges ikke opp for utløp.
Bruk en personlig fil når du rett og slett trenger å lagre papirer på en person og det ikke er noe utløp å følge med på. Se Legg ved dokumenter på en person.
Hvilken du skal bruke
| Utstedt dokument | Personlig fil | |
|---|---|---|
| Typisk eksempel | Pass, sjøfartsbok, visum | Kontrakt, skannet skjema |
| Har en utløpsdato | Ja | Nei |
| Følges opp for utløp | Ja | Nei |
| Arkivert under en filtype | Nei | Ja |
| Kan ha vedlegg | Ja | Selve filen |
Kort sagt: grip til et utstedt dokument når en dato må følges med på, og en personlig fil når du bare trenger papirene på register.
Tilgang til vedlagte filer
Hver nyopplastet personlig fil og hvert vedlegg har sin egen eier og tilgangsliste. Det å knytte en fil til en person, kompetanse eller et utstedt dokument gir ikke automatisk alle som kan se registeret tilgang til filen. Se Bestem hvem som kan åpne et personaldokument.