Gå til hovedinnhold

Bestem hvem som kan åpne et personaldokument

Personaldokumenter har sin egen tilgangsliste. En person kan derfor se kurs eller generell dokumentasjon uten automatisk å få se tilbakemeldinger, samtaler eller annet fremtidig sensitivt HR-innhold på den samme personen.

Gi tilgang​

  1. Åpne personens område Dokumenter.
  2. Åpne dokumentmenyen og velg Administrer tilgang.
  3. Velg en navngitt Person eller en dynamisk People-tilgangsrolle.
  4. Velg hva mottakeren kan gjøre:
    • Kan se åpner og laster ned dokumentet.
    • Kan redigere tillater også filendringer, men ikke deling eller sletting.
    • Kan administrere tillater redigering, deling og sletting.
  5. Velg Gi tilgang.

En tilgangsrolle er dynamisk. Dokumentet følger det gjeldende personomfanget til tildelinger som bruker rollen. En koordinator som overtar en tildelt gruppe får dermed riktig tilgang uten å bli lagt til manuelt på hvert dokument.

Trekk tilbake tilgang​

Åpne Administrer tilgang og fjern den aktuelle personen eller tilgangsrollen. Endringen gjelder med en gang. Dette endrer ikke eierens tilgang eller andre oppføringer.

Overfør eierskap​

Bare dokumenteieren kan gjennomføre en ordinær overføring av eierskap.

  1. Åpne Administrer tilgang og velg Overfør eierskap ved siden av dagens eier.
  2. Søk etter og velg en aktiv person i virksomheten.
  3. Velg om den tidligere eieren skal beholde direkte Kan se-tilgang.
  4. Velg Kontroller overføring, les konsekvensene og bekreft.

Den nye eieren kan redigere, dele, slette og overføre dokumentet. Hvis beholdt tilgang ikke velges, fjernes den tidligere eierens direkte tilgang. Tilgang via en dynamisk tilgangsrolle endres ikke av overføringen.

Eierskap og personer som slutter​

Overfør viktige dokumenter før eieren deaktiveres. Eksisterende eksplisitte tildelinger fortsetter, men den inaktive eieren kan ikke lenger logge inn og administrere dokumentet. Hvis eierskapet ikke ble overført, kan en tenant-eier bruke den kontrollerte gjenopprettingsprosessen uten å få rett til å lese dokumentinnholdet.

Eldre dokumenter kan være merket Legacy mens virksomheten migrerer dem. De følger de tidligere People-reglene frem til eierskap og tilgang er gjennomgått.

Relaterte artikler​