Hurtigstart for koordinatorer i Planner
Bruk denne guiden til å gå fra jobbens første bemanningsbehov til ferdig bemanning, og planlegg personens øvrige aktiviteter i Year Plan. Start dagen med sjekklisten nedenfor, og bruk de fire stegene når arbeidet endrer seg. Navn på menyer, felt og knapper står på engelsk, som i Planner.
Tilgangen din avgjør hvilke handlinger du kan bruke. Hvis du koordinerer personell, men ikke kan opprette eller endre jobber og behov, ber du den jobbansvarlige utføre steg 1 og 2.
Følg Job → Demand → Person
- Job: arbeidet, med referanse, datoer, kunde og anlegg.
- Demand: hvor mange personer jobben trenger, i hvilken rolle og på hvilket skift, og for hvilke datoer. Et bemanningsbehov kalles også staffing need.
- Person: en person som tildeles for å fylle behovet.
Planlegg arbeid på en jobb mot et ledig behov. Hvis ingen behov dekker datoene, rollen og skiftet, må behovet legges til eller justeres først. Da samsvarer jobbens bemanningsbehov med personene som er tildelt.
Planlegg alt som ikke er jobbarbeid, direkte på personen i Year Plan, for eksempel ferie, sykefravær, kurs, reise eller beredskap.
Velg aktivitetstypen på første behov med omhu
Det første behovet bestemmer Activity Type for hele jobben. Senere behov arver typen, så du velger ikke en egen type for hver rolle.
Velg typen som passer arbeidet. Tilgjengelige typer og navnene deres avhenger av oppsettet i virksomheten. To typer offshorearbeid kan for eksempel ha forskjellige regler for opptjening av fridager.
Automatisk 1/3 Off avhenger både av aktivitetstypen og av oppsettet i virksomheten. Ikke gå ut fra at alle arbeidsaktiviteter gir fridager, eller at fridagene alltid opprettes automatisk. Sjekk virksomhetens planleggingsrutine før du oppretter første behov.
Start dagen i Staffing Needs
- Åpne Jobs › Staffing Needs.
- Sjekk radene merket Missing today først, deretter kommende mangler merket In N days.
- Hvis datoer eller antall personer er endret, få jobbens behov oppdatert før du tildeler personer.
- Velg Find personnel på en rad som mangler personer. Sjekk kvalifikasjoner, tilgjengelighet og konflikter før tildeling.
- Hold ferie, sykefravær, kurs og reise oppdatert i Year Plan.
- Før personellet reiser til jobben, sjekk at periodene som trenger bemanning, er Fully staffed.
1. Opprett jobben
Gå til Jobs › Job List › Create Job.
- Fyll ut Essentials: Job Reference, Job Period, Customer, Facility og Job Type.
- Under Staffing Setup, velg Set up demand for å opprette første behov sammen med jobben.
- Velg Activity Type, Demand Start, Demand End, Role To Fill First og antall personer for hvert skift som vises. Hold behovets datoer innenfor jobbperioden.
- Sjekk oppsummeringen og velg Create Job.
Hvis bemanningen ikke er avklart, velg Add later i stedet. Legg deretter til behov før du bemanner jobben. Se Opprett en jobb for øvrige felt og bemanningsvalg.
2. Legg til eller juster behov
Gå til Jobs › Job List, åpne jobben og velg Demands.
- Velg Add Demand for et nytt bemanningsbehov.
- Sett From Date og To Date innenfor jobbperioden.
- Velg Job Role når feltet vises, og angi antall personer per skift. Legg til separate behov når du trenger forskjellige roller.
- Velg Create Demand.
Senere behov arver jobbens aktivitetstype. Åpne et eksisterende behov for å endre datoer, rolle eller antall personer, og lagre endringene. Hvis personer allerede er tildelt, kontroller tildelingene mot det endrede behovet.
Se Legg til et bemanningsbehov på en jobb.
3. Bemann jobben
Gå til Jobs › Staffing Needs og velg Find personnel på den aktuelle raden.
- Sammenlign kandidatenes kompetanse, tilgjengelighet og konflikter i den rangerte listen.
- Velg Assign for en egnet person, eller Review & assign når unntak må gjennomgås.
- Les eventuelle varsler og kontroller datoene som berøres, før du bekrefter. Løs forhold som blokkerer tildelingen, før du prøver igjen.
- Sjekk gjenværende bemanningsmangel og gjenta til periodene er dekket.
En høy rangering er et utgangspunkt for vurderingen din, ikke en garanti for at personen oppfyller alle krav. Se Finn den beste personen til et behov.
4. Planlegg øvrige aktiviteter i Year Plan
- Åpne Year Plan og finn personen med Search person....
- Marker datoene i kalenderen og velg Add/Replace Activity.
- Velg Activity Type, sjekk datoene og legg til en Comment når det er nyttig.
- Gjennomgå eventuelle konflikter før du lagrer. Sjekk hvilke eksisterende aktiviteter som blir erstattet.
Bruk On/Off når personens arbeids- og fridager skal endres. Se Sett arbeids- og fridager og legg til aktiviteter.
Reserver en person bare hvis dere bruker Reserved
Reserved er valgfritt og kan ha et annet navn i virksomheten. Hvis typen er tilgjengelig, legg den til i Year Plan for arbeid som ennå ikke er bekreftet. Oppgi den foreslåtte jobben i Comment, slik at andre koordinatorer vet hvorfor personen er holdt av.
En reservasjon fyller ikke et bemanningsbehov. Når arbeidet er bekreftet, tildel personen gjennom jobbens behov. Gjennomgå konflikten med reservasjonen og kontroller planen etterpå, også eventuelle reserverte datoer utenfor tildelingen.
Unngå disse vanlige feilene
| Feil | Hva du gjør |
|---|---|
| Planlegger personer før riktig behov finnes | Legg til eller juster behovets datoer, rolle og antall personer først. |
| Velger første aktivitetstype uten å sjekke den | Avklar hva slags arbeid det er og reglene for fridager før du oppretter første behov. |
| Legger behovets datoer utenfor jobbperioden | Rett jobbperioden eller hold behovet innenfor den. |
| Behandler en reservasjon som bekreftet bemanning | Tildel personen til det bekreftede behovet og sjekk dekningen. |
| Bekrefter en kandidat uten å lese varslene | Gjennomgå konflikter og manglende kvalifikasjoner før du fortsetter. |
Begreper du møter
| Begrep | Betydning |
|---|---|
| Demand / staffing need | En jobbs behov for personer over en periode, med rolle og antall per skift der det er aktuelt. |
| Staffing Needs | Siden under Jobs der du følger opp bemanningsmangler. |
| Activity Type | Hva slags arbeid eller annen aktivitet som er planlagt for personen. |
| 1/3 Off | Fridager opptjent fra arbeid som gir rett til det, når automatisk opptjening er aktivert i virksomhetens oppsett. |
| Reserved | En valgfri aktivitet for å holde av en person til ubekreftet arbeid. Den er ikke en jobbtildeling. |