Kjør timer- og overtidsrapporten
Denne rapporten svarer på et spørsmål enhver planlegger lever med: går hver persons år opp? Den følger, for alle du planlegger, hvor mye av den årlige arbeidstidsrammen deres (årsverket) den gjeldende planen har bundet opp per en dato du velger, hvor mye som fortsatt er ledig å planlegge, og hvor mye overtid som har bygd seg opp underveis. Fordi den leser fra planen og ikke fra godkjente timelister, viser den hvor planen er på vei mens du fortsatt kan gjøre noe med det, i god tid før noen går tom for timer på høsten eller stille samler opp en måned med overtid.
Hva rapporten dekker
Et årsverk er den årlige arbeidstidsnormen for en heltidsstilling: timene én person forventes å jobbe gjennom et år. Normen settes per land, så en norsk og en britisk person måles hver mot sitt lands tall. Hver planlagt dag bidrar med timer mot dette årstotalet, og rapporten summerer disse dagstimene per person.
Tre tall bærer rapporten, alle talt fra årets start og frem til per-datoen du velger:
- Hittil i år: de planlagte timene som teller mot personens årsverk så langt. Dette er hva planen har bundet dem til, ikke timer godkjent på en timeliste.
- Gjenværende: årsverksnormen minus hittil i år, som viser hvor mange timer av rammen som fortsatt er ledig å planlegge. Den når 0 når en person er planlagt opp til hele året sitt, så en rad nær 0 lenge før årsslutt er noen du har lite rom igjen til å planlegge på.
- Overtid: den planlagte overtiden som er påløpt så langt. Følg med når den bygger seg opp, for den er både en kostnad og et signal om hvile og etterlevelse.
Hvert tall er en beregnet verdi systemet utleder fra planen, pluss en eventuell manuell justering en planlegger har lagt inn for hånd. På skjermen er de to slått sammen til ett tall, vist i blått når en manuell justering er en del av det, med fordelingen mellom beregnet og manuelt i et verktøytips. Excel-eksporten deler dem i egne kolonner (Calculated og Manual for timer, OT Calc og OT Manual for overtid), så et tall alltid kan spores tilbake til der det kom fra.
Hver persons navn lenker rett til årsplanen deres, så når et tall ser feil ut kan du åpne planen bak det med ett klikk.
Før du starter
- Du trenger tillatelsen Se planlegging for å åpne, lese og eksportere rapporten.
- Dette er planlagte timer fra planen. For timer som faktisk er jobbet og godkjent, bruk Timekeeper i stedet.
Steg
- I Planner, åpne Rapporter, deretter Timer og overtid. Tabellen laster per i dag.
- Sett per-datoen. Hver rad summerer personens planlagte timer fra årets start og frem til denne datoen.
- Snevre inn listen med filtrene Avdeling, Land og Forretningsenhet, eller finn én person med søkefeltet (navn eller ID).
- Les langs hver rad (hittil i år, gjenværende og overtid) for å sammenligne personer med et blikk. Bruk kolonnevelgeren for å skjule en kolonne du ikke trenger.
- Sorter etter en overskrift: etter Overtid for å bringe de tyngste til toppen, eller etter Gjenværende for å finne hvem som har minst rom igjen å planlegge. Bruk kontrollene nederst for å endre rader per side og bla gjennom sidene.
- Linjen over tabellen bekrefter per-datoen og hvor mange personer som vises.
- For å dele rapporten, velg Eksporter Excel, sjekk forhåndsvisningen, og last ned. Filen bærer fordelingen mellom beregnet og manuelt for hvert tall.
