Slik fungerer godkjenning av timelister
En timeliste går ikke rett fra en person til lønnskjøringen. Den passerer to atskilte godkjenningstrinn, vanligvis håndtert av to forskjellige personer. Når du klarer å skille trinnene fra hverandre, er det klart hvorfor en timeliste kan være godkjent og likevel ikke betalt.
De to trinnene
- Trinn 1: en leder godkjenner timene. Noen med tillatelsen Godkjenne timelister går gjennom det en person registrerte og godkjenner det. Dette bekrefter at timene er riktige. Se Godkjenne eller avvise en timeliste.
- Trinn 2: lønn gir den endelige godkjenningen. Noen med tillatelsen Kjøre lønn godkjenner de godkjente timene for perioden. Det er dette som gjør dem klare for lønnseksporten.
Dette er vanligvis forskjellige personer. En teamleder kontrollerer at timene er riktige, og lønn tar den endelige avgjørelsen om å frigi dem for utbetaling. Den to-trinns-oppdelingen er grunnen til at en timelistes tilstand kan leses som godkjent men ikke ennå betalt: den har passert trinn én, men venter fortsatt på trinn to.
En nyanse verdt å vite
Å kunne åpne og administrere lønnsmånedene for en periode lar deg ikke i seg selv kjøre den endelige godkjenningen. Det er en egen rettighet. For å gi den endelige godkjenningen og forberede eksporten, trenger en person spesifikt tillatelsen Kjøre lønn. Så det er mulig å se og organisere en periode uten å kunne frigi den for utbetaling.
Hvorfor det er delt slik
Å holde de to trinnene adskilt betyr at personen som vet at arbeidet er riktig ikke nødvendigvis er personen som kontrollerer pengene. En leder tett på teamet bekrefter timene, og lønn holder en enkelt, bevisst siste port før noe når lønnseksporten. Det gir deg også et tydelig revisjonspunkt: du kan alltid se om en timeliste venter på lederen sin eller venter på lønn.