Fullfør og administrer oppgaver
Oppgaver samler arbeid fra People, Planner og andre Markular-moduler i én personlig liste. En oppgave viser hva du skal gjøre, hvilken modul den tilhører og eventuell frist. Det å åpne eller fullføre en oppgave gir ikke utvidet tilgang til personell- eller virksomhetsinformasjon.
Noen oppgaver er trinn i en medarbeiderreise eller en annen koordinert prosess. Du fullfører dem på samme måte som en oppgave som er tildelt direkte. Markular oppdaterer medarbeiderreisen automatisk, slik at arbeidet ikke må rapporteres to steder.
Når dette gjelder, viser oppgaven navnet på medarbeiderreisen og en kort fremdrift, for eksempel 2 av 3 aktiviteter fullført. En senere aktivitet blir først tilgjengelig når arbeidet den avhenger av er ferdig. Du ser konteksten du trenger for din oppgave, ikke innholdet i kollegenes aktiviteter eller hvem de er tildelt til.
Finn arbeidet du skal gjøre
Åpne Workspace, og velg Mine oppgaver. Søk etter tittel eller beskrivelse, eller filtrer etter modul, status eller frist. Valgene lagres i nettadressen, slik at nettlesernavigasjon og bokmerker tar deg tilbake til samme visning. Ikke skriv sensitive personopplysninger i søkefeltet, siden søket blir en del av nettadressen.
Velg Hvorfor meg? på en oppgave for å se om den er tildelt direkte, gjennom en gruppe eller funksjon, eller fordi du er medarbeideren eller den aktive lederen det gjelder. Forklaringen bygger på de samme ansvarsreglene Markular bruker når oppgaven legges i listen din.
Velg hvordan du mottar oppgavevarsler
Velg Varsler på Mine oppgaver for å bestemme hvordan Markular minner deg om nye tildelinger og frister. Varsler i løsningen vises under bjellen i toppfeltet. E-post om oppgaver kan sendes med en gang, samles i én daglig oppsummering på et valgt lokalt klokkeslett eller slås av. Påminnelser om nært forestående og overskredne frister kan styres separat.
Valgene påvirker ikke produktoppdateringer eller eksisterende varselinnstillinger i Timekeeper. En e-post inneholder en trygg lenke for innlogging og en generell forklaring. Den kopierer ikke oppgavetittel, HR-opplysninger eller dokumentinnhold. Markular kontrollerer at du fortsatt har tilgang før et varsel sendes, og kontrollerer på nytt når du åpner oppgaven.
Åpne relatert arbeid på en trygg måte
En oppgave kan vise en handling som Åpne person i People. Markular viser handlingen bare når du allerede har tilgang til personen, og kontrollerer tilgangen på nytt når profilen åpnes. Personprofilen kan også vise oppgavene dine som gjelder personen, slik at du kan arbeide i riktig kontekst uten å kopiere profilopplysninger inn i oppgaven.
Hvis handlingen ikke vises, bruker du oppgavebeskrivelsen eller ber oppgaveeieren om hjelp. Oppgaven gir ikke i seg selv tilgang til en profil, et dokument, en arbeidsplan eller en timeliste.
En oppfølging fra en medarbeidersamtale fungerer på samme måte. Mottakeren ser avtalt tittel, beskrivelse, frist og status. Private notater, individuelle forberedelser og det delte samtaleresultatet kopieres ikke til oppgaven. Åpne samtale er bare tilgjengelig når mottakeren også er deltaker, og Markular kontrollerer dette hver gang samtalen åpnes.
Oppgaveflaten, statusen og fristen følger språket og de regionale innstillingene dine. Den avtalte tittelen og beskrivelsen beholdes nøyaktig slik deltakerne skrev dem. Plattformvarsler og e-post leveres i henhold til den ansvarliges lagrede varslings- og språkinnstillinger.
Hvis en modul senere fjernes fra virksomheten, er historiske oppgaver fortsatt synlige, men de kan ikke åpnes, overtas eller fullføres. Oppgaven forklarer hvorfor handlingen ikke er tilgjengelig. Dette bevarer sporbarheten uten å omgå virksomhetens gjeldende moduloppsett.
Fullfør en oppgave som er tildelt deg
- Åpne Workspace, og velg Mine oppgaver.
- Finn oppgaven du vil fullføre.
- Kontroller beskrivelse, modul og frist.
- Hvis oppgaven krever dokumentasjon, velger du Aktivitet og dokumentasjon, velger et tilgjengelig dokument og deretter Legg til.
- Velg Merk som fullført.
Hvis oppgaven er del av en medarbeiderreise, kan fullføringen gjøre neste aktivitet tilgjengelig for deg eller en kollega. Mine oppgaver oppdateres automatisk. En fullført, kansellert eller hoppet over oppgave forblir synlig med endelig status og kan ikke fullføres på nytt. Hvis en annen nettleser eller administrator endrer oppgaven mens du ser på den, ber Markular deg oppdatere siden i stedet for å overskrive den nyere endringen.
Les og bekreft informasjon
Noen oppgaver ber deg bekrefte at du har lest og forstått bestemt informasjon.
- Åpne Workspace, og velg Mine oppgaver.
- Finn oppgaven, og velg Les og bekreft.
- Les hele teksten i dialogen.
- Velg Jeg har lest og forstått informasjonen ovenfor.
- Velg Bekreft.
Markular registrerer hvem som bekreftet og når. Knappen er ikke tilgjengelig før du har valgt bekreftelsen. Dette er en lesebekreftelse, ikke en elektronisk signatur eller et samtykke. Bruk virksomhetens separate signeringsprosess når et dokument krever en juridisk bindende signatur.
Bekreft en kontrollert handling
Noen oppgaver krever at en ansvarlig person bekrefter at en avtalt handling, for eksempel stenging av en brukerkonto ved offboarding, er utført.
- Åpne Workspace, og velg Mine oppgaver.
- Finn oppgaven, og velg Kontroller og bekreft.
- Les hele bekreftelsesteksten.
- Velg Jeg bekrefter at handlingen er utført.
- Velg Bekreft fullføring.
Markular registrerer hvem som bekreftet og når. Bekreftelsen dokumenterer kontrollen, men stenger ikke i seg selv en konto i et eksternt system.
Legg til kommentarer, vedlegg og dokumentasjon
Velg Aktivitet og dokumentasjon for å beholde praktisk dialog og støttende referanser sammen med arbeidet. Bare den nåværende mottakeren kan legge til en kommentar eller referanse. Delt arbeid må overtas først. Lukkede oppgaver er skrivebeskyttet.
- Kommentarer brukes til kort, arbeidsrelatert koordinering. Ikke kopier sensitivt dokumentinnhold eller unødvendige personopplysninger inn i en kommentar.
- Vedlegg knytter et eksisterende dokument til dialogen.
- Dokumentasjon på fullføring er et dokument som oppgavetypen krever før arbeidet kan merkes som fullført. Oppgaven viser hvor mange gyldige elementer som mangler.
Oppgaver kopierer ikke vedlegg og overtar ikke eierskapet. People eller en annen kildemodul beholder ansvaret for dokumentet, tilgangsreglene og oppbevaringen. Markular kontrollerer dokumenttilgangen når referansen vises og på nytt ved nedlasting. En oppgave gir derfor ikke utvidet dokumenttilgang.
Hvis et referert dokument slettes, avvises av filkontrollen eller ikke lenger er tilgjengelig for deg, beholder oppgaven en forståelig utilgjengelig referanse uten å vise tidligere navn eller innhold. Påkrevd dokumentasjon blokkerer da fullføring til gyldig dokumentasjon finnes. Kommentarer og dokumentreferanser har egne oppbevaringsklassifiseringer, slik at virksomheten kan følge en godkjent oppbevaringsplan uten å fjerne oppgavens endelige status.
Overta arbeid fra en felles kø
En felles kø lar en gruppe eller funksjon dele ansvar uten at det opprettes en personlig oppgave for hvert medlem. Oppgaven forklarer hvorfor den vises, for eksempel Tildelt gjennom gruppe: Personalkoordinatorer.
- Åpne Workspace, og velg Mine oppgaver.
- Finn oppgaven merket Felles kø.
- Kontroller tildelingsforklaringen og fristen.
- Velg Overta oppgave.
- Fullfør arbeidet, og velg Merk som fullført.
Den første som overtar, får oppgaven. Hvis en kollega overtar først, beholder Markular den nyere endringen og ber deg oppdatere siden. Kvalifiserte kolleger kan fortsatt se køstatus og hvem som overtok, men bare mottakeren kan fullføre. En vellykket overtakelse registreres i Aktivitetslogg uten å kopiere oppgavetittel, berørt person, gruppemedlemmer eller forretningsinnhold.
Medlemskap i gruppe og funksjon vurderes fra aktive, daterte organisasjonsdata. Når arbeidet oppretter én oppgave per medlem, låses mottakerne når oppgavene opprettes. For en felles kø brukes gjeldende medlemskap fram til noen overtar; mottakeren beholder ansvaret etterpå.
Medlemskap i køen er ansvar, ikke datatilgang. En oppgave gir aldri tilgang til en profil, et dokument, en arbeidsplan eller en timeliste. Markular kontrollerer tilgangen i den aktuelle modulen på nytt når relatert innhold åpnes.
Kanseller en tildelt oppgave
Du trenger tilgang til å administrere oppgaver. Denne tilgangen lar deg administrere tildelinger, men gir ikke i seg selv innsyn i tilknyttet HR-, planleggings- eller dokumentinnhold.
- Åpne Workspace, og velg Mine oppgaver.
- Velg Administrer oppgaver.
- Finn oppgaven, og velg Kanseller oppgave.
- Velg den godkjente årsaken som best forklarer hvorfor arbeidet ikke lenger er nødvendig.
- Bekreft kanselleringen.
Kanselleringen er permanent for oppgaven. Markular beholder oppgaven og historikken i stedet for å slette den. Endringen registreres også i Aktivitetslogg uten at oppgavetittel, beskrivelse, personopplysninger eller dokumentinnhold kopieres til aktivitetsloggen.
Hvis en person ikke lenger har en konto
Bare personer med en aktiv Markular-identitet kan motta nye oppgaver. Historikken beholdes når en tidligere direkte mottaker ikke lenger er tilgjengelig. Administratorer ser Ukjent mottaker når Markular ikke lenger kan finne den historiske kontoen. Arbeid i en kø som ingen har overtatt, vises som Felles kø, ikke som en ukjent person.